Uitbesteden is ook een vak! Werken met Virtuele Assistent.

Gastblog van Marianne Sturman van Moneypenny

Werken met een Virtuele Assistent

uitbesteden is ook een vak!

Als zelfstandig therapeut of coach ben je eigen baas en heb je alle vrijheid om je praktijk op jouw eigen manier vorm te geven.

Maar wat doe je als je het structureel te druk hebt of (te)veel tijd kwijt bent met werkzaamheden waar je geen energie van krijgt (bijvoorbeeld je administratie, teksten in je website zetten of sociale media berichten plaatsen)?

Dan is een Virtuele Assistent (VA) – een persoonlijke assistent op afstand – misschien wat voor jou!

Maar wat komt erbij kijken als je taken aan een assistent gaat uitbesteden en hoe gaat zo’n samenwerking op afstand in zijn werk?

Of jouw VA bij jou in dienst is, op ZZP- basis of via een bureau werkt, hij of zij is altijd een medewerker op afstand. Dat betekent dat je haar (m/v), net als je bij een ‘gewoon’ personeelslid, moet leidinggeven. Voor de meeste coaches en therapeuten is dat een hele nieuwe taak! We hebben een paar tips uit de praktijk voor het opbouwen van een constructieve samenwerking met jouw VA:

Voordat je op zoek gaat naar jouw ideale VA

Stel, voordat je op zoek gaat naar jouw ideale VA, een profiel op. Zet op een rij welke taken je wilt delegeren, hoeveel tijd het werk wekelijks in beslag zal nemen en wat de eisen zijn die je stelt qua werkervaring, achtergrond en persoonlijkheid van jouw toekomstige VA.

Dit zal je helpen bij het beoordelen van de sollicitaties en het vinden van een VA die goed bij jou past.

Maak goede afspraken bij de start van de samenwerking

Heb je je VA gevonden, dan kun je aan de slag. Om prettig samen te werken met een VA is het essentieel dat verwachtingen over en weer helder zijn, dat de werkzaamheden goed beschreven zijn en dat er duidelijke communicatie afspraken liggen.

Ik adviseer daarom bij aanvang van de samenwerking met een nieuwe VA om samen een uurtje te gaan zitten om deze afspraken goed door te spreken en vast te leggen in maximaal 1 A4tje.

Wekelijks virtueel overlegmoment

Om goed vinger aan de pols te houden werkt het heel handig om een vast overlegmoment met je VA te plannen. Meestal is 1 maal per week voldoende. Dat kan natuurlijk prima telefonisch of via Skype en wellicht is het af en toe (eens in het kwartaal?) leuk en nuttig om elkaar face2face te ontmoeten.

Tijdens deze korte sessie van max 20 minuten neem je de komende week door. Wat staat er op de planning? Wat is de status van lopende acties en projecten? Komen er nog deadlines aan? En zijn er nog vragen over en weer?

Wees duidelijk bij het overdragen van taken

Overdragen betekent voor veel mensen iets anders en kan variëren van zaken ‘over de schutting gooien’ tot het geven van een uitgebreide toelichting en alles wat daar tussenin zit.

Mijn advies is om elke losse taak die je wilt overdragen te voorzien van een deadline én een inschatting van de benodigde tijd voor de klus. Wat je namelijk niet wil is dat jouw VA 100 vragen (en dito e-mails) heeft naar aanleiding van een vage taakomschrijving van jouw kant. En je wil ook niet voor verrassingen komen te staan als je het resultaat of de factuur ontvangt.

Feedback geven en ontvangen

Veel therapeuten en coaches vinden dit erg lastig. Maar écht: zachte heelmeesters maken stinkende wonden! Zeg het als je iets dwars zit of als er iets niet goed gaat of beter kan.

Veel mensen vinden het vervelend om te horen als ze iets niet goed doen (helaas hebben vrouwen – en dus ook veel VA’s – daar vaak meer last van dan mannen), maar met die houding doen ze zichzelf tekort. Immers, een VA/medewerker zou blij moeten zijn dat ze de kans krijgt om zich te verbeteren. En zo moet je het ook insteken.